选购视频会议 理清开会主题是关键

在现代企业中，视频会议已不再是大企业或政府的专属，中小企业配备视频会议系统对节省企业运营成本，提高工作效率有很大帮助。企业视频会议根据规模不同类型也会有所不同，弄清企业需要怎样的视频会议系统是首要问题。在选购视频会议时，将会议主题搞清楚就会发现，视频会议系统其实并不复杂。

作为企业客户，尤其是中小企业、预算有限的客户，该如何选择视频会议系统呢？常见的主要选择模式无外乎有三种。

第一，看别人用了什么，看政府机关用了什么，或者去看自己的兄弟企业、行业伙伴用了什么；第二，看谁的视频会议系统更为先进、专利技术更为强大；第三，通过深入研究自己的业务流程，找到自己到底需要什么，购买合适且易于升级的产品。

以上三种选购方式都具有合理性。比如，参照别人的方式，如果真的有合适的参考目标，那将是事半功倍的方法；而以产品的先进性为主要选择点，也符合科技行业最流行的“思维方式”——谁都不想购买的产品很快又被淘汰。但是，这两种方式也很容易出现“选择误差”：即产品固然优秀，却最终不适用于自己的业务流程。所以，最好的选购方式是第三种，以自己业务需求为中心的选择原则。

再小的公司也五脏俱全，业务流程包含方方面面。各种的业务环节到底哪些能决定“视频会议”系统的选购呢？

根据会议的主题内容可分为以下情况：

1.会议是传达型的会议，核心领导讲话、部门领导表态即完毕；

2.会议是讨论性的会议，有很多即时的发言、具体文件及物品的展示；

3.会议是学习型的会议，主要是主讲人发言，辅助部分人员的提问，展示多以文件为主；

4.会议是临时性的会议，随时有新的人员加入，甚至有其他通信手段和系统加入；

5.会议以现场观摩为主，需要多种通信支持，双屏双流显示，移动通信支持；

6.会议是危机处理和决策性的，需要特种设备信号支持和多种通信系统支持等。

以上这些分类，难以概括所有的会议应用场景。但是，由这些却可归纳出一系列的应用特点：首先是多方人员的沟通、文件分享、双屏双流、多通信手段等，除此之外还会有系统兼容需求。这个兼容性主要包括两方面的意义：一是系统扩展功能，软件不断升级，融合更多的统一通信概念；二是此系统能和其他品牌的产品无缝连接和配合应用。尤其是后者，对于好的视频会议系统是必须的条件。比如，企业销售和研发部门可能同时需要与客户沟通。但是客户企业却没有“义务”采购完全一样的视频会议系统。

融入既有的业务流程，满足现有会议形式需求，同时具有更好的兼容和扩展性。这是对一款好的视频会议系统的最基本要求。如果还要针对中小企业用户提出一些“进阶性”的需求，那么易于部署和维护、综合成本低，性价比高将是另两个必须的条件。